Por Luis Cuesta, asesor de negocios artesanales. Más de 15 años montando y asesorando negocios, y un obrador propio en Utrera (Sevilla).
El escandallo de pastelería se hace igual que el de pan: ingredientes al gramo, merma, envase, energía, tiempo y estructura. Lo que cambia son los pesos. En pan la materia prima es barata y el tiempo se lo lleva casi todo; en pastelería cada pieza arranca con siete euros de materia prima dentro en vez de uno, el tiempo sigue siendo mucho, y encima aparecen dos cosas que en el pan casi no existen: la caducidad corta y la estacionalidad.
Esas cuatro diferencias son las que hacen que alguien que tiene su obrador de pan controlado meta pastelería y se encuentre, seis meses después, trabajando el doble para ganar lo mismo. Las vemos una por una, con sus números.
Si es la primera vez que haces uno, empieza por qué es un escandallo y por cómo montar la hoja paso a paso. Aquí doy por hecho el método.
Ejemplo completo: una tarta de queso de 1,4 kilos de masa
Unidad: una tarta entera, que se vende en 10 raciones. Precios inventados para el ejemplo, como siempre.
Un apunte antes de empezar, porque el peso engaña y en el resto de artículos del blog doy siempre el peso de la pieza ya cocida: esos 1,4 kg son de masa, tal como sale del bol. En el horno una tarta de queso pierde en torno a un 10 %, así que lo que acaba en la caja ronda 1,26 kg. Lo importante es que el criterio sea el mismo en toda tu hoja: o todo crudo, o todo cocido.
| Concepto | Cantidad | Precio | Coste |
|---|---|---|---|
| Queso crema | 800 g | 6,50 €/kg | 5,20 € |
| Nata 35 % | 200 g | 3,50 €/kg | 0,70 € |
| Huevo | 4 uds (200 g) | 0,25 €/ud | 1,00 € |
| Azúcar | 160 g | 1,25 €/kg | 0,20 € |
| Harina | 40 g | 1,25 €/kg | 0,05 € |
| Total ingredientes | 1.400 g | 7,15 € |
Y ahora todo lo demás:
| Ingredientes | 7,15 € |
| Merma (5 %) | 0,36 € |
| Caja, base de cartón y film | 0,85 € |
| Etiqueta con alérgenos | 0,03 € |
| Luz del horno (2,4 kWh entre 6 tartas) | 0,07 € |
| Mano de obra (25 min a 15 €/h) | 6,25 € |
| Coste de la tarta | 14,71 € |
| Coste por ración | 1,47 € |
A 29 € la tarta sin IVA, te quedan 14,29 €. Un 49 %.
Suena bien. Y ahora vienen las cuatro diferencias que se lo comen.
Diferencia 1: cada pieza lleva 7 € de materia prima en vez de 1 €
En el escandallo de una hogaza, los ingredientes son unos 98 céntimos sobre un precio de venta de 5,50 €: un 18 %.
En esta tarta son 7,15 € sobre 29 €: un 25 %.
En porcentaje sobre el precio son siete puntos, que tampoco es para tirar cohetes. Donde se nota de verdad es en euros: siete veces más materia prima metida en cada pieza. Y ahí es donde te alcanza el proveedor. Una subida del 15 % en la harina te mueve la hogaza 15 céntimos; la misma subida del 15 % en el queso te mueve la tarta casi 80 céntimos. Por eso en pastelería el escandallo hay que revisarlo cada vez que llegue una factura con el precio cambiado, no cada trimestre.
Consecuencia práctica: en pastelería merece la pena tener la hoja de precios de materia prima siempre al día y con la fecha de la factura escrita al lado. Es la línea que más se mueve.
Diferencia 2: las manos, que son casi la mitad del coste
De los 14,71 € de la tarta, 6,25 € son tiempo. Un 42 % del coste.
Y en pastelería el tiempo tiene una trampa: es tiempo troceado. No son 25 minutos seguidos. Son diez de preparar, una espera, cinco de vigilar el horno, otra espera para que enfríe, y ocho de montar y empaquetar. Esas esperas rompen el resto de la jornada y hacen que la mañana rinda menos de lo que dice el reloj.
Los 25 minutos, contados como manos, dan 2,4 tartas a la hora. Ese es el número que uso yo y es el que te favorece. Si contaras también las esperas, la hora daría bastante menos de 2,4, y el argumento de este apartado no se debilita: se pone peor.
Por eso el consejo que doy siempre en pastelería es cronometrar de verdad, con el móvil, tres o cuatro veces, y quedarse con el peor de los tiempos, no con el mejor. El día que va todo bien no es el día normal.
Y hay una pregunta que sale sola de este número: si una tarta se lleva 25 minutos y deja 20,54 € antes de contar tu tiempo, ¿cuánto deja una hora de tu obrador dedicada a tartas frente a una hora dedicada a pan? Esa cuenta la hago entera en margen bruto en un obrador, y te adelanto el final: no gana la tarta.
Diferencia 3: la caducidad corta, que no está en ninguna hoja
Una hogaza que no se vende hoy es pan rallado o picos mañana. Una tarta de queso que no se vende en tres días es basura.
Es la tarta del expositor a última hora de la tarde: ahí sigue, tan bonita, y mañana ya no la vas a vender. Fíjate en lo que le hace eso al número. Haces 6 tartas y vendes 5:
- Has gastado 6 × 14,71 € = 88,26 €.
- Repartido entre 5 tartas vendidas: 17,65 € por tarta.
- A 29 €, el margen baja de 14,29 € a 11,35 €. Del 49 % al 39 %.
Una sola tarta sin vender de cada seis te come diez puntos de margen. Y eso es un día normal en un obrador que produce a ojo.
La consecuencia es de gestión, no de hoja de cálculo: en pastelería, el encargo previo vale dinero contante. Cada tarta que haces porque alguien ya la ha pedido es una tarta que no entra en esa cuenta. Trabajar por encargo no es tener menos ambición: es tener mejor margen.
Diferencia 4: el producto de temporada y el utillaje que solo usas tres semanas
El pan se vende los 52 fines de semana del año. La pastelería tiene picos: campañas señaladas, temporada de comuniones, encargos de celebración.
Un producto de campaña tiene un coste que no aparece nunca: el utillaje y los moldes que solo usas en esa campaña. Si te gastas 300 € en moldes para una campaña en la que vas a hacer 400 piezas, eso son 0,75 € más por pieza. Si haces 150, son 2 €.
Y hay otro coste de campaña que la gente olvida: las horas de aprender. Con las primeras veinte piezas de un producto nuevo se tarda el doble. Ese doble se paga, y si el escandallo lo hiciste con el tiempo de la pieza número cien, el número está mal para las cien primeras.
Regla sencilla: el escandallo de un producto de temporada se hace sobre la producción que crees que vas a hacer de verdad, no sobre la que te gustaría. Y luego se revisa cuando pase la campaña, con lo que pasó.
La ficha de alérgenos va pegada al escandallo
Esto no es un coste, pero se hace en el mismo momento y se olvida en el mismo momento.
Cuando escribes la receta al gramo para el escandallo, ya tienes hecha la mitad de la ficha de alérgenos. Aprovéchalo. El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a informar de los 14 alérgenos aunque vendas a granel y sin etiqueta. En pastelería es especialmente crítico porque casi todo lleva huevo, leche, gluten y frutos secos.
Y hay una diferencia importante según dónde vendas:
- En mostrador: tiene que haber la información accesible por escrito dentro del negocio y una forma clara de que el cliente sepa dónde está —normalmente un cartel—. De palabra y sin nada detrás no vale.
- En venta a distancia: por escrito y antes de que el cliente termine la compra. Ahí el cartel del mostrador no existe.
Es el único punto de toda esta materia donde el fallo no lo paga el negocio: lo paga el cliente alérgico.
Resumen: en qué cambia la hoja respecto al pan
| Pan | Pastelería | |
|---|---|---|
| Materia prima por pieza | 0,98 € (≈18 % del precio) | 7,15 € (≈25 % del precio) |
| Mano de obra por pieza | 2,50 € (≈45 % del precio) | 6,25 € (≈22 % del precio) |
| Merma que conviene poner de partida | 2-3 % | 4-6 % |
| Envase | Céntimos | Puede ser casi un euro |
| Riesgo de invendido | Recuperable en parte | Pérdida total |
| Frecuencia de revisión | Trimestral | Con cada factura que cambie |
| Coste de campaña / utillaje | Raro | Habitual, y hay que repartirlo |
Preguntas frecuentes sobre el escandallo de pastelería
¿El escandallo se hace por tarta o por ración?
Por la unidad en la que vendes. Si vendes tartas enteras, por tarta. Si vendes al corte, por ración, y entonces tienes que meter en la cuenta las raciones que se quedan sin vender al final del día, que en producto al corte son bastantes.
¿Cómo meto las decoraciones que hago a mano?
Como minutos, no como ingredientes. Un rótulo escrito a mano puede costar 20 céntimos de chocolate y ocho minutos de tu tiempo, que a 15 €/hora son 2 €. Diez veces más. Ese es exactamente el tipo de cosa que el escandallo destapa.
¿Y la cámara de frío?
A la estructura, con la luz del obrador. Está encendida vendas o no vendas, así que no depende de la pieza.
¿Puedo hacer tartas en casa para vender?
Aquí hay que ir con cuidado, porque esto no es cuestión de escandallo sino de norma. El RD 1021/2022, artículo 13.8, limita lo que se puede elaborar en una vivienda particular a una lista concreta: comidas preparadas con tratamiento térmico suficiente; productos de panadería y repostería estables a temperatura ambiente; mermeladas, confituras y jaleas, siempre que después de envasarlas les des un tratamiento térmico que garantice su seguridad; conservas de frutas, hortalizas o vegetales con un pH por debajo de 4,5; y lo que además autorice cada comunidad.
Y aquí va la parte que a nadie le gusta oír: una tarta de queso, prácticamente ninguna, y desde luego no por el argumento que suele usarse. El criterio de la norma no es si lleva relleno fresco: es si el producto necesita frío para estar seguro. La mayoría de las tartas de queso lo necesitan, horneadas incluidas, así que la respuesta normal es que no entran. Pero eso no lo decide un artículo de blog: lo decide tu Sanidad mirando tu receta. Ve con la ficha delante y que te lo digan ellos.
Además hay un tope de 100 kg a la semana (art. 13.9) y un límite territorial: solo dentro de la unidad sanitaria local o zona de salud que defina la autoridad competente (art. 13.4). Ese «que defina» no es un adorno: el territorio no está fijado igual en toda España, y de su tamaño depende tu mercado entero. El criterio de fondo se mueve poco; el detalle de cómo te lo aplican a ti cambia de una comunidad a otra y cambia con los años, así que pregúntalo en la Sanidad de la tuya antes de montar nada, que es quien decide.
¿Compensa meter pastelería en un obrador de pan?
Depende de si el horno y las horas están libres o no. Si metes tartas en huecos muertos, el margen es casi todo tuyo. Si las metes quitándole sitio al pan, hay que comparar lo que deja cada hora. Ese dilema lo tengo desarrollado en micropastelería o micropanadería.
Por dónde empezar
Hazle la ficha completa a tu referencia de pastelería que más sale, hoy y con el tiempo cronometrado de verdad. Lo normal es que el número te sorprenda, y casi siempre por abajo.
Si prefieres partir de algo montado, el Excel de escandallo y precios que uso en mi obrador va dentro del Programa «Cómo abrir tu micropanadería» (347 €), con el reparto de estructura y el punto de equilibrio ya resueltos. Sirve igual para pastelería: lo que cambian son las líneas, no el método.
¿Y esto cómo se aplica a tu caso?
Te dejo la clase gratuita donde explico, en diez minutos, el modelo de panadería artesanal con el que trabajo: cómo se monta, de qué vive y qué números tiene que dar antes de invertir un euro.
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