Cómo hacer un escandallo paso a paso (con la hoja montada de verdad)

Para hacer un escandallo necesitas tres cosas: la receta pesada en gramos, la última factura de cada proveedor y una hoja de cálculo con seis columnas. Se tarda una tarde el primero y diez minutos los siguientes. Aquí tienes el orden exacto, columna a columna, y un ejemplo completo que termina en 0,80 € de coste directo por pieza.

Si todavía no tienes claro qué es esto ni para qué sirve, empieza por qué es un escandallo y cómo se hace. Este artículo es el otro: aquí no explico el concepto, lo montamos.

Antes de abrir la hoja: los datos que tienes que reunir

La mitad de los escandallos que veo mal hechos están mal por esto: se empieza a rellenar la hoja con precios de memoria. Y los precios de memoria son siempre los del año pasado, que eran más baratos.

Junta esto encima de la mesa antes de escribir nada:

• La última factura de cada proveedor. La última, no una del cajón. Y el precio sin IVA, que es el que te cuesta a ti.
• El peso del formato que compras. El saco de harina de 25 kg, el bidón de aceite de 5 litros, el paquete de 1.000 bolsas. Todo lo vas a pasar a precio por kilo o por unidad.
• La receta pesada. En gramos. Si en tu cabeza hay algún «un puñado», hoy toca ponerlo en la báscula.
• La última factura de la luz, para sacar el precio del kilovatio hora.
• Las facturas fijas del mes: alquiler, seguro, gestoría, cuota de autónomo, teléfono, la web.
• El sueldo que quieres cobrar tú. Un número. No «lo que salga».

Ese último punto es el que más gente se salta, y es el que convierte un negocio en una afición con local. Tu sueldo es un coste como el alquiler.

Las seis columnas de la hoja (y solo seis)

No hace falta un programa. Una hoja de cálculo gratuita hace el trabajo entero. Estas son las columnas, en este orden:

1. Concepto. El ingrediente o el gasto.
2. Cantidad. Los gramos, los mililitros o las unidades que van en una pieza.
3. Unidad de compra. Kilo, litro, unidad. La misma en la que te factura el proveedor.
4. Precio de compra sin IVA. Por esa unidad.
5. Coste. Cantidad por precio, con la conversión hecha.
6. Notas. La fecha de la factura y el proveedor. Esta columna parece tontería y es la que te salva dentro de seis meses, cuando no te acuerdes de dónde salió un número.

La fórmula de la columna 5 es siempre la misma: cantidad en gramos ÷ 1.000 × precio por kilo. Si trabajas con unidades (una bolsa, una etiqueta), es cantidad × precio y ya está.

Paso 1: elige la unidad y no la muevas

Una pieza. Una caja de doce. Un kilo de masa. Da igual cuál, pero elige una y que sea la misma en toda la hoja. El fallo clásico es empezar por la hornada y terminar por la pieza sin avisar, y entonces el número final no significa nada.

Consejo práctico: elige la unidad en la que vendes. Si vendes panecillos en bolsas de seis, la unidad es la bolsa de seis, no el panecillo.

Paso 2: pasa todos los precios a la misma unidad

Se hace una sola vez y luego sirve para todos los escandallos. Monta una segunda pestaña, «Precios», con una línea por materia prima:

Materia prima	Formato de compra	Precio sin IVA	Precio por kilo
Harina panificable	Saco de 25 kg	31,25 €	1,25 €/kg
Mantequilla	Bloque de 2,5 kg	20,00 €	8,00 €/kg
Azúcar	Saco de 20 kg	25,00 €	1,25 €/kg
Sal marina	Saco de 25 kg	20,00 €	0,80 €/kg
Levadura fresca	Caja de 5 kg	20,00 €	4,00 €/kg

Ahora todos tus escandallos beben de esta pestaña: cuando suba la harina, cambias un número y se te actualizan las veinte fichas de golpe.

Paso 3: escribe la receta de una pieza

Montemos el ejemplo entero: un pan de molde de 500 g ya cocido. Los precios son los de la tabla de arriba, inventados.

Concepto	Cantidad	Precio	Coste
Harina panificable	320 g	1,25 €/kg	0,40 €
Agua	180 g	—	0,00 €
Mantequilla	25 g	8,00 €/kg	0,20 €
Azúcar	16 g	1,25 €/kg	0,02 €
Sal	6,5 g	0,80 €/kg	0,01 €
Levadura fresca	7,5 g	4,00 €/kg	0,03 €
Total ingredientes			0,66 €

Dos avisos sobre esta tabla:

• Si llevas masa madre, cuéntala una sola vez. La harina y el agua que hay dentro de la masa madre ya son harina y agua. Si las metes en el total de harina, no vuelvas a poner una línea de «masa madre» aparte. Lo desarrollo en el escandallo aplicado al pan.
• Redondea al final, no en cada línea. Deja que la hoja calcule con todos los decimales y redondea solo el total. Si redondeas céntimo a céntimo, en una ficha de quince líneas te bailan cinco o seis céntimos.

Paso 4: suma lo que se pierde por el camino

Merma es todo lo que compras y no acaba vendido. La masa que se queda en el bol, la pieza torcida, el saco que se rompe, el día de calor que se te va la fermentación.

Se pone como un porcentaje sobre el coste de los ingredientes. Un 3 % es un punto de partida razonable para empezar; luego lo ajustas con lo que te pase de verdad. En nuestro ejemplo: 3 % de 0,66 € = 0,02 €.

Y apunta la merma real durante un mes: un cuaderno y dos minutos al día. Casi todo el mundo descubre que la suya es mayor de lo que creía.

Paso 5: el envase, que nunca es calderilla

Bolsa, etiqueta, caja, lazo, la pegatina de alérgenos. En productos de ticket bajo el envase se come el margen con una facilidad que asusta.

• Bolsa: 0,04 €
• Etiqueta: 0,02 €

Truco: el precio de la bolsa cambia mucho según el pedido. Apunta en la columna de notas a qué volumen corresponde, porque al revisar vas a querer saber si ese precio era con pedido grande o pequeño.

Paso 6: reparte la energía del horno

La cuenta es sencilla: consumo de la hornada × precio del kWh ÷ piezas que salen de esa hornada.

En el ejemplo: un horno de 6 kW, una hora encendido, 18 moldes dentro y la luz a 0,18 €/kWh.

6 kWh × 0,18 € = 1,08 € la hornada. Entre 18 piezas: 0,06 € por pan.

Ojo con un detalle que cambia bastante el número: lo que pone en la placa del horno es la potencia máxima, no lo que consume de verdad, porque el termostato lo apaga y lo enciende. Si quieres el dato real, un enchufe medidor cuesta poco y te lo dice en una hornada.

Ese 0,06 € sale de la placa, y por eso va largo: es el número con el que trabaja todo el mundo antes de medir. Con un enchufe medidor te bajará bastante, y en el escandallo de panadería te enseño cuánto.

El coste directo: primer número que sale de la hoja

Ingredientes	0,66 €
Merma (3 %)	0,02 €
Bolsa	0,04 €
Etiqueta	0,02 €
Luz del horno	0,06 €
Coste directo por pan	0,80 €

Ochenta céntimos. Y aquí es donde muchísima gente para la hoja, pone el pan a 3,90 € y se cree que gana 3,10 € por pieza. Esos 3,10 € existen, y tienen nombre: son el margen bruto. Lo que no son es lo que ganas.

Falta el paso 7, que es el que decide si el negocio existe.

Paso 7: reparte lo que pagas aunque no vendas nada

Hay dos maneras de repartir la estructura y tu sueldo. Las dos son válidas. Elige una:

Método A: repartir entre las piezas del mes

Sumas todo lo que tienes que cubrir cada mes y lo divides entre las piezas que haces. Es el método más sencillo y es el que uso en el artículo base del escandallo, con una hogaza como ejemplo.

Tiene una pega: si haces varios productos distintos, reparte lo mismo a una pieza que te lleva un minuto y a otra que te lleva veinte. Y eso miente.

Método B: el coste por hora de obrador

Este es mejor en cuanto tienes más de dos o tres referencias. Va así:

• Todo lo que tienes que cubrir al mes (estructura + tu sueldo): 2.400 € en este ejemplo.
• Horas que trabajas de verdad al mes: 160.
• Coste de tu hora de obrador: 2.400 ÷ 160 = 15 €/hora.

Y antes de que alguien me lo escriba: sí, este obrador no es el del ejemplo base. Allí la estructura y el sueldo suman 2.155 € al mes, que a 160 horas darían unos 13,50 € la hora. Este de aquí es algo más grande y le sale a 15 €. Lo hago adrede, porque la mecánica es idéntica y así queda claro que el número no tiene nada de sagrado. El tuyo va a ser otro distinto de los dos.

Ahora cronometras. La hornada de 18 panes de molde te ocupa dos horas de trabajo real, contando amasado, formado, controlar el horno y limpiar.

2 horas × 15 € = 30 € entre 18 panes = 1,67 € por pieza.

Coste completo: 0,80 € + 1,67 € = 2,47 € por pan de molde.

Vendido a 3,90 € sin IVA te quedan 1,43 €. Un 37 %. Ese es el número real, y no se parece nada a los 3,10 € que parecían.

Cómo saber si tu escandallo está mal

Cuando termines, hazle estas cinco preguntas a la hoja. Si alguna falla, el número no vale:

1. ¿Está tu sueldo dentro? Si no está, el escandallo te está mintiendo y de forma muy educada.
2. ¿Has contado la Seguridad Social dos veces? Si la cuota de autónomo ya está en los gastos fijos, no la metas otra vez dentro del sueldo.
3. ¿Hay alguna cifra con IVA? Fuera. Ni en lo que compras ni en lo que vendes. El IVA lo pagas y lo cobras por cuenta de Hacienda. Y para quitarlo del precio de venta hay que saber cuál te toca: el pan va al superreducido del 4 %, y ahí entra tanto el común como el especial —este pan de molde del ejemplo, sin ir más lejos, o unos colines—; la bollería y la pastelería van al 10 %. Confírmalo con tu gestor, porque el criterio de qué producto va a cada tipo se ha movido más de una vez.
4. ¿Has metido la fianza del local? La fianza es un depósito que te devuelven. No es un gasto mensual, es dinero aparcado.
5. ¿La unidad es la misma de arriba abajo? Repásalo. Es el error más tonto y el más frecuente.

Y una sexta que no es de la hoja, sino de la cabeza: ¿el número te ha sorprendido? Si te ha salido justo lo que esperabas, sospecha. Cuando alguien me enseña un escandallo que confirma lo que ya creía, lo primero que busco es el sueldo.

Lo que haces con el número una vez lo tienes

El escandallo no te da el precio. Te da el suelo. A partir de ahí quedan dos cuentas más, de cinco minutos cada una, y son las dos que mandan:

• El margen. Lo que te queda entre el coste y el precio, en euros y en porcentaje. Te lo cuento entero en qué margen bruto es razonable en un obrador.
• El punto de equilibrio. Cuántas piezas tienes que vender al mes para no perder dinero. Ese número va escrito en la pared: cuántas piezas hay que vender para ser rentable.

Y con el suelo puesto, ya puedes hablar de precio de verdad, que es otra conversación: cómo fijar precios sin regalar tu trabajo.

Cada cuánto se revisa

Una vez al trimestre, y siempre que llegue una factura con el precio cambiado. Si tienes veinte referencias, empieza por las cinco que más vendes: ahí está casi todo tu dinero.

Ponlo en el calendario. Media hora cada tres meses para saber en todo momento dónde estás pisando.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un escandallo

¿Cuánto se tarda en hacer el primero?

Una tarde, si tienes las facturas a mano. Casi todo ese tiempo se va en montar la pestaña de precios y en pesar la receta. El segundo escandallo tarda diez minutos, porque los precios ya están puestos.

¿Con Excel o con un programa de gestión?

Con una hoja de cálculo. Los programas de gestión ayudan cuando tienes muchas referencias, pero ninguno resuelve lo difícil, que es acordarte de meter todas las líneas.

¿Cómo meto mi tiempo si todavía no me pago sueldo?

Poniendo el sueldo que querrías cobrar cuando el negocio funcione. Si pones cero, el escandallo te dirá que todo es rentable, y no lo es: simplemente lo estás pagando tú con tus horas.

¿El transporte y el reparto van dentro?

Si repartes tú, va en la estructura: combustible, seguro y mantenimiento. Si envías por mensajería, va en el escandallo del pedido, no en el del producto: no cuesta lo mismo mandar una pieza que seis en la misma caja.

¿Y si el número me sale imposible?

Entonces el escandallo ha hecho exactamente lo que tenía que hacer, y te ha ahorrado un disgusto de los grandes. Un producto que no sale a los precios de tu zona se arregla de tres maneras: bajando el coste, subiendo el volumen o cambiando de cliente. Nunca maquillando la hoja.

Si prefieres no empezar de cero

Todo lo de arriba lo puedes montar tú esta tarde con una hoja en blanco. De verdad. No hace falta comprar nada.

Lo que sí tengo hecho, con las fórmulas puestas y el reparto de estructura ya resuelto, es el Excel de escandallo y precios que uso en mi propio obrador. Va dentro del Programa «Cómo abrir tu micropanadería» (347 €), con toda la parte de números del modelo: costes, precios, punto de equilibrio y previsión.

Pero primero haz el tuyo a mano una vez. Se aprende más en esa tarde que en cualquier plantilla.