Por Luis Cuesta, asesor de negocios artesanales. Más de 15 años montando y asesorando negocios, y un obrador propio en Utrera (Sevilla).
Un escandallo es la cuenta de lo que te cuesta fabricar una unidad de tu producto. Una hogaza, una tarta, un bollo. Se apunta todo lo que entra: los ingredientes al gramo, la parte de luz del horno, la bolsa, la etiqueta, lo que se te estropea por el camino y el trozo de alquiler y de sueldo que le toca a esa pieza. Cuando terminas tienes un número. Ese número es el suelo por debajo del cual vender te cuesta dinero.
Y ya está. No es contabilidad avanzada, no hace falta gestor y no hace falta saber de finanzas. Hace falta una hoja de cálculo, una báscula y una tarde. Lo que sí hace falta es hacerlo bien, porque un escandallo mal hecho es peor que no tenerlo: te da tranquilidad falsa.
Te lo explico entero, con un ejemplo de una hogaza y con los números delante.
Qué es un escandallo, en una frase
El escandallo es la ficha de coste de una unidad de producto.
La palabra viene de la marina: escandallar era echar una plomada al agua para medir cuánta profundidad había debajo del barco. Aquí es lo mismo. Estás midiendo lo que hay debajo de tu precio.
Ojo, que aquí se confunden tres cosas que no son la misma y conviene separarlas desde el minuto uno:
- Escandallo: lo que te cuesta hacer una pieza.
- Precio de venta: lo que decides cobrar por ella. Lo decides tú, no la calculadora.
- Margen: lo que queda entre las dos cosas.
El escandallo no te dice el precio. Te dice el suelo. Lo que hagas por encima de ese suelo depende de tu mercado, de tu marca y de lo que estés dispuesto a defender. De eso hablo largo en cómo fijar precios sin regalar tu trabajo.
Para qué sirve de verdad (más allá de poner precios)
Llevo más de quince años montando y asesorando negocios, y el escandallo es la herramienta que más veces ha cambiado una conversación de arriba abajo. No porque sea complicada. Porque nadie la ha hecho.
- Para saber si un producto te está costando dinero. Casi siempre hay uno. Suele ser el más bonito y el que más ilusión hace.
- Para negociar con el proveedor con datos. Cuando sabes que la harina son 97 céntimos de cada hogaza, sabes cuánto vale que te suban el saco.
- Para decidir qué quitas de la carta. Menos referencias y mejores márgenes suele ser el camino corto a ganar más trabajando lo mismo.
- Para saber cuántas piezas tienes que vender para no perder. Esto es lo importante y lo veremos al final.
Cómo se hace un escandallo, paso a paso
1. Elige la unidad y no la cambies
Una hogaza de un kilo. Una caja de doce. Un kilo de masa. Lo que quieras, pero elige una y mantenla en toda la hoja. La mitad de los escandallos que he visto mal hechos están mal porque a mitad de la tabla se pasa de la hornada a la pieza sin avisar.
2. Escribe la receta en gramos
En gramos, no en «un puñado» ni en «lo que pida la masa». Si tu masa madre lleva harina y agua, esa harina y esa agua se cuentan. Una sola vez: si ya la has metido en el total de harina, no la vuelvas a poner en una línea aparte.
3. Pon el precio real de cada ingrediente, por kilo
El precio de la factura, sin IVA. Un escandallo se hace siempre sin IVA, porque el IVA que pagas al proveedor te lo deduces y no es un coste tuyo. Y el precio de la última factura, no el del año pasado.
4. Suma las mermas
Merma es todo lo que compras y no acaba vendido: la masa que se queda pegada en el bol, la pieza que sale torcida, el saco que se rompe, lo que se te pasa de fermentación un día de calor. Un 2 % o un 3 % suele quedarse corto al principio y luego se ajusta con la realidad.
5. Añade el envase y la etiqueta
La bolsa de papel, la pegatina, la caja, el lazo. Parece calderilla y no lo es: en productos de ticket bajo el envase se come el margen entero con una facilidad que asusta.
6. Reparte la energía del horno
Mira la potencia del horno en su placa, calcula lo que consume en una hornada y divídelo entre las piezas que salen de esa hornada. Esto es lo que más se olvida, y encima es la línea que más se mueve de un año para otro. Convendría que la revisaras más a menudo que el resto.
7. Reparte la estructura y tu sueldo
Aquí es donde se cae la mayoría. Alquiler, seguros, gestoría, cuota de autónomo, teléfono, la web. Y tu sueldo.
Tu sueldo es un coste, no lo que sobra a final de mes. Si no te lo pones dentro, el escandallo te está mintiendo y tú le estás pagando al negocio por trabajar en él.
Ejemplo completo: escandallo de una hogaza de masa madre
Vamos con números. Estos precios son inventados para el ejemplo. Los tuyos serán otros y por eso el escandallo hay que hacérselo uno mismo. Lo que no cambia es el método.
Unidad: una hogaza de un kilo ya cocida. Sale de unos 1.150 gramos de masa en crudo, porque en el horno pierde agua.
| Concepto | Cantidad | Precio | Coste |
|---|---|---|---|
| Harina panificable ecológica | 690 g | 1,40 €/kg | 0,97 € |
| Agua | 445 g | — | 0,00 € |
| Sal marina | 15 g | 0,80 €/kg | 0,01 € |
| Masa madre | ya contada arriba | — | 0,00 € |
| Ingredientes | 0,98 € | ||
| Merma (3 %) | 0,03 € | ||
| Bolsa de papel | 1 | 0,06 € | 0,06 € |
| Etiqueta | 1 | 0,02 € | 0,02 € |
| Luz del horno | 6 kW · 1 h ÷ 24 piezas | 0,18 €/kWh | 0,05 € |
| Coste directo por hogaza | 1,14 € |
Un euro con catorce. Y aquí es donde mucha gente para, pone el pan a 3,50 € y se cree que gana 2,36 € por hogaza. No. Falta la mitad de la película.
La estructura: lo que pagas aunque no vendas nada
| Gasto fijo (ejemplo) | Al mes |
|---|---|
| Alquiler del local | 350 € |
| Luz y agua, la parte que no es el horno | 90 € |
| Seguro | 35 € |
| Gestoría | 70 € |
| Cuota de autónomo (tarifa reducida de inicio) | 80 € |
| Web, dominio, teléfono, gestión de pedidos | 30 € |
| Total estructura | 655 € |
| Sueldo que quieres cobrar tú | 1.500 € |
| Total a cubrir cada mes | 2.155 € |
Si haces 600 hogazas al mes, esos 2.155 € repartidos son 3,59 € por hogaza. Sumado al coste directo:
1,14 € + 3,59 € = 4,73 € te cuesta cada hogaza.
Vendida a 5,50 € sin IVA te deja 77 céntimos. Un 14 %. Y aquí hay que leer bien lo que significa ese número, porque casi todo el mundo lo lee mal: tu sueldo de 1.500 € ya está pagado dentro de esos 4,73 €. Los 77 céntimos son lo que sobra encima. Es decir, 461 € al mes de colchón para un negocio que te está pagando 1.500 € por trabajar en él. No es una ruina, pero es un margen finísimo: una subida de la harina, un mes flojo o una avería del horno se lo comen entero. Eso —y no la calidad del pan— es lo que hace cerrar a tanta panadería pequeña: van tan justas que no aguantan el primer golpe.
Lo que pasa cuando cambias el volumen
Mismo obrador, mismo pan, mismo precio. Pero 1.200 hogazas al mes en vez de 600.
Los 2.155 € repartidos entre 1.200 son 1,80 € por pieza. Coste total: 2,94 €. Margen a 5,50 €: 2,56 €. Un 47 %.
De 461 € al mes a 3.077 €. Sin tocar la receta, sin subir el precio y sin cambiar de local.
Esto es lo que el escandallo enseña y ninguna otra cosa enseña igual de rápido: en un obrador pequeño, lo que te hunde casi nunca es el coste de la harina. Es el coste de la estructura repartido entre pocas piezas.
El número que sale del escandallo y que sí decide: el punto de equilibrio
Cada hogaza que vendes a 5,50 € deja 4,36 € libres para pagar la estructura (5,50 menos el 1,14 de coste directo). Si tienes que cubrir 2.155 € al mes:
2.155 ÷ 4,36 = 495 hogazas al mes. Unas 124 a la semana. Unas 25 al día si trabajas cinco días.
Ese es el número que hay que tener escrito en la pared. Por debajo de ahí no ganas: pones. Y saberlo antes de firmar el alquiler cambia decisiones. Te lo cuento con más casos en cuántos panes hay que vender para que la panadería sea rentable.
Los cinco errores que veo una y otra vez
- No meterse el sueldo. El más común y el más caro. Si no está dentro, no tienes un negocio: tienes una afición con local.
- Contar la Seguridad Social dos veces. Si ya has puesto la cuota de autónomo como gasto fijo, no la vuelvas a meter dentro del sueldo.
- Meter la fianza del local como gasto mensual. La fianza es un depósito que te devuelven al irte. No es un gasto, es dinero aparcado.
- Calcular con el precio con IVA. Fuera el IVA de todo, de lo que compras y de lo que vendes. En España el pan va al tipo superreducido, el del 4 % —y ojo, que ahí entra tanto el pan común como el especial: el de molde, los colines, el pan de masa madre—, mientras que la bollería y la pastelería van al 10 %. Pero eso lo pagas y lo cobras por cuenta de Hacienda: no entra en tu escandallo. Confírmalo igualmente con tu gestor, porque el criterio de qué producto va a cada tipo se ha movido más de una vez.
- Hacerlo una vez y no volver a mirarlo. La harina sube. La luz sube. El alquiler sube. Tu precio, si no lo tocas, baja solo.
Cada cuánto se revisa
Una vez al trimestre, y siempre que te llegue una factura con el precio cambiado. Es un rato con la hoja de cálculo. Si tienes veinte referencias, empieza por las cinco que más vendes: ahí está casi todo tu dinero.
Preguntas frecuentes sobre el escandallo
¿El escandallo se hace con IVA o sin IVA?
Sin IVA, siempre. El IVA de las compras te lo deduces, así que no es un coste. El IVA de la venta lo cobras y lo ingresas en Hacienda, así que tampoco es tuyo.
¿Y la mano de obra va dentro del escandallo?
Sí. Puedes meterla como coste directo (calculando lo que cuesta la hora y cuántas piezas salen en esa hora) o como parte de la estructura, que es lo que he hecho en el ejemplo por ser más sencillo. Lo que no vale es dejarla fuera.
¿Cuál es la diferencia entre escandallo y ficha técnica?
La ficha técnica describe el producto: ingredientes, alérgenos, peso, conservación, cómo se hace. El escandallo pone precios a esa ficha. Se apoyan una en la otra y conviene tenerlas juntas, porque la de alérgenos te la van a pedir igual.
¿Hay que hacer un escandallo por cada producto?
Sí, uno por referencia. Suena a mucho, pero cuando tienes la hoja montada el segundo tarda diez minutos, porque los precios de los ingredientes y la estructura ya están puestos.
¿Con qué porcentaje se multiplica para sacar el precio?
Con ninguno fijo. Esa regla de multiplicar por tres viene de la hostelería y en un obrador pequeño se rompe enseguida. El precio sale de lo que cuesta, de lo que puede pagar tu cliente y de lo que vale tu propuesta. Lo desarrollo en por qué cobrar barato te está arruinando.
¿Necesito un programa especial?
No. Una hoja de cálculo gratuita hace el trabajo entero. Lo difícil no es la herramienta, es acordarse de meter todas las líneas.
Si te vas a poner con los tuyos
Todo lo de arriba lo puedes hacer tú esta tarde con una hoja en blanco. De verdad. No hace falta comprar nada.
Lo que sí tengo montado, por si prefieres no empezar de cero, es el Excel de escandallo y precios que uso en mi propio obrador, con las fórmulas puestas y el reparto de estructura ya resuelto. Va dentro del Programa «Cómo abrir tu micropanadería» (347 €), junto con la parte de números del modelo: costes, precios, punto de equilibrio y previsión. También te interesa antes de eso saber cuánto cuesta montar el obrador y qué licencias vas a necesitar.
Y si los números no salen, pues no salen. No los maquilles.
¿Y esto cómo se aplica a tu caso?
Te dejo la clase gratuita donde explico, en diez minutos, el modelo de panadería artesanal con el que trabajo: cómo se monta, de qué vive y qué números tiene que dar antes de invertir un euro.
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